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Organisation von Tagungen und Kongressen

Wie Sie mit Namensschildern den Ablauf von Kongressen und Tagungen einfacher organisieren

Produkt- und Anwendungsberatung - Mitgliedsausweise selber druckenDie Organisation von Tagungen und Kongressen ist ab einer bestimmten Größenordnung eine Herausforderung.

Dabei nimmt der Druck und die Verwaltung der Namensschilder am Ort der Veranstaltung schon sehr viel Zeit in Anspruch.

Wie Laura Müller, Eventmanagerin, mit dem CreativPapier Produkt briefBADGE das Problem elegant löst, lesen Sie hier

Anmeldebestätigung für Tagungen

briefBADGE - Briefbogen mit intergrierter NamenkarteVor einiger Zeit erhielten wir eine Anfrage von Laura Müller, Eventmanagerin eines Unternehmens, die für die Organisation von Tagungen zuständig ist. Frau Müller wollte Näheres über das Produkt briefBADGE 401, den Briefbogen mit integriertem Namensschild wissen.

Zwischen Frau Müller und Reinhard Bergmann von Papier & mehr entwickelte sich folgendes Beratungsgespräch am Telefon.

Reinhard Bergmann: Guten Tag Frau Müller, ich habe in Ihrer Mail gelesen, dass Sie mehr über das Produkt briefBADGE wissen möchten.

Laura Müller: Guten Tag Herr Bergmann, schön, dass Sie zurückrufen. Ich organisiere für unser Unternehmen Tagungen und Kongresse. Die Teilnehmerzahl liegt zwischen 100 und 500 Personen.

Die Namensschilder der Teilnehmer bereiten mir immer wieder Probleme. Wenn es hektisch ist, und das ist es immer kurz vor Beginn einer Veranstaltung, dann kommen wir mit der Ausgabe der Namensschilder nicht nach.

Ich sah auf Ihrer Homepage, dass Sie Formulare mit integrierten Namensschildern anbieten. Darüber möchte ich mehr wissen.

briefBADGE - Briefbogen mit integriertem Namensschild

Das intergrierte Namenschild kann entnommen werdenR.B.: Sie meinen das Produkt briefBADGE. Das ist ein weißer Briefbogen, der im unteren Bereich ein Namensschild enthält. Das Namensschild kann vom Briefempfänger entnommen und mit einem Clip an der Kleidung befestigt werden.

Der Briefbogen aus sehr weißem Papier ist 120 g/m² schwer und damit stärker als normale Geschäftspost. Das Namensschild ist mit einer semimatten Folie überzogen, die das Namensschild stabiler macht und vor Feuchtigkeit und Verschmutzung schützt.

Bedrucken des Briefbogens mit Namensschild

L.M.: Wie funktioniert das mit dem Bedrucken? Wie kommt zum Beispiel das Logo unseres Unternehmens auf das Formular.

R.B.: Sie können den Briefbogen mit Laserdruckern schwarz oder farbig bedrucken.

Die Idee, die hinter diesem Produkt steht ist: Das Anschreiben mit einem Namensschild zusammen auszudrucken und gleichzeitig personalisieren.

Zum Bespiel die Teilnahmebestätigung mit Adresse, Anrede und Namensschild mit aufgedruckten Namen des Teilnehmers in einem Zug auf einem Laserdrucker auszudrucken.

L.M.: Wir verwenden einen Briefbogen mit festgelegten Layout. Sind die Briefbogen vorgedruckt?

R.B.: Nein, sie sind nicht vorgedruckt. Lassen Sie sich von Ihrem Grafiker eine Wordvorlage erstellen, die als Hintergrund die grafischen und Textelemente Ihres Firmenbogens enthält. Für jemanden, der sich etwas besser mit Microsoft Word auskennt, sollte das kein Problem darstellen.

Das hat auch den Vorteil, dass Sie keine Briefbogen vordrucken lassen müssen. Viele Betriebe arbeiten schon so. Sie brauchen sich damit keinen Kopf darüber machen, ob der richtige Firmenbriefbogen im Drucker liegt, wenn Sie einen Brief drucken.

Personalisieren mit der Serienbriefunktion

Das dem Briefbogen entnommene NamensschildDiese Vorlage verbinden Sie als Serienbrief mit der Teilnehmerdatenbank, die Sie vielleicht mit Microsoft Excel oder in anderer Form als Datenbank vorliegen haben.

L.M.: Das hört sich ja so an, als ob das relativ einfach ist.

R.B.: Ist es auch. So können Sie den Teilnehmern Ihrer Kongresse mit der Teilnahmebestätigung gleichzeitig das Namensschild und damit die "Eintrittskarte" zusenden.

Bei dem Produkt briefBADGE 401 ist die Namenskarte 90 mm breit und 60 mm hoch. Für die meisten Veranstaltungen reicht die Größe aus. Dieses Formular hat den Vorteil, dass Sie es zweifach gefaltet als normalen Brief versenden können. Das spart sogar noch Porto.

L.M.: Das hört sich so an, als ob das genau das richtige Produkt für uns ist. Das vereinfacht die Arbeit bei der Anmeldung. Man weiß sofort, dass die Person angemeldet ist und braucht keine Namenschilder zu suchen.

Organisation von Fachvorträgen im Rahmen eines Kongresses

R.B.: Sie können das Namenschild auch für die weitere Organisation der Kongresse nutzen. Sie haben doch sicher auch während eines Kongresses verschiedene Vortragsveranstaltungen.

L.M.: Nicht bei jedem, aber das kommt schon vor, dass wir Fachvorträge anbieten, die nicht von jedem Kongressteilnehmer gebucht werden.

R.B.: Einer unserer Kunden druckt auf die Namensschilder mit Buchstaben bezeichnete Felder. Diese Felder sind Fachvorträgen zugeordnet. Wenn das Feld gekennzeichnet ist, dann hat der Teilnehmer den Vortrag gebucht.

So kann mit der Namenskarte auch der Zugang zu Einzelveranstaltungen organisiert werden.

L.M.: Das ist eine sehr gute Idee. Ich werde das Produkt unserem Kongressteam vorstellen. Das mit der Microsoft Word Vorlage werde ich mit unserer Grafikabteilung besprechen, die können das sicher lösen.

Schicken Sie mit bitte eine kleine Verpackungseinheit. Dann testen wird das.

R.B.: Das Paket geht heute noch an Sie raus. Wenn Sie weitere Fragen haben, rufen Sie mich gern an.

L.M.: Vielen Dank für Ihre Beratung, Herr Bergmann

Mitgliederausweise selber drucken

Die Bildbespiele sollen das Produkt erklären. Die Firmenbezeichnung ist frei erfunden.


Weitere Informationen

Produktinformationen über das Produkt briefBADGE

Bestellmöglichkeit und Datenblatt

Datenblatt briefBADGE 401 (PDF-Dokument)
Maßblatt briefCARD 401 (PDF-Dokument)

briefBADGE - können Sie hier bestellen

 

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Die hier gemachten Angaben sind allgemeine Handlungshilfen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Eignung für einen konkreten Verwendungszweck und die Bedruckbarkeit mit Ihrem Drucker müssen Sie eigenverantwortlich prüfen. Für Schäden durch Bedienungsfehler übernehmen wir keine Haftung.

Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Produkt oder zu anderen Themen rund um den digitalen Druck haben, dann rufen Sie uns an.